Cấu trúc phân chia công việc WBS

Cấu trúc phân chia công việc WBS là một trong những phương pháp hiệu quả giúp giải quyết các vấn đề lớn, phân tách thành những vấn đề nhỏ từ đó giúp công việc được thực thi một cách dễ dàng và hiệu quả hơn .

Các ứng dụng của cấu trúc WBS vô cùng to lớn trong các mô hình kinh doanh, học tập, xây dựng, nghiên cứu, cùng tìm hiểu qua bài viết này cùng Máy Xây Dựng Miền Nam nhé !

Cấu trúc phân chia công việc WBS là gì ?

WBS được viết tắt từ tiếng anh là ( Work Breakdown Structure ) chỉ việc tạo một cấu trúc phân chia công việc thườn gặp ở các dự án trong công việc !

Chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn là một kỹ thuật giúp tăng năng suất phổ biến được sử dụng để làm cho công việc trở nên dễ quản lý và dễ tiếp cận hơn. Đối với các dự án, Cấu trúc phân chia công việc (WBS) được sử dụng kỹ thuật này là một trong những tài liệu quản lý dự án quan trọng nhất. Nó tự tay tích hợp các cơ sở về phạm vi, chi phí và lịch trình để đảm bảo rằng các kế hoạch dự án được thống nhất.

Sách Kiến thức về Quản lý Dự án (PMBOK) của Viện Quản lý Dự án (PMI) định nghĩa Cấu trúc Phân chia Công việc là “sự phân tách theo thứ bậc theo định hướng có thể bàn giao của công việc sẽ được thực hiện bởi nhóm dự án.”

Có hai loại WBS:

1. Dựa trên khả năng phân phối
2. Dựa trên giai đoạn

Cách tiếp cận phổ biến và ưa thích nhất là cách tiếp cận Dựa trên khả năng phân phối. Sự khác biệt chính giữa hai cách tiếp cận là các Yếu tố được xác định trong Cấp độ đầu tiên của WBS

Các loại WBS

Có hai loại WBS chính: dựa trên khả năng phân phối và dựa trên giai đoạn. Chúng phụ thuộc vào việc bạn muốn phân chia dự án của mình theo thời gian hay phạm vi.

Cấu trúc phân chia công việc dựa trên khả năng phân phối

Trước tiên, một WBS dựa trên khả năng phân phối sẽ chia dự án thành tất cả các lĩnh vực chính của phạm vi dự án dưới dạng các tài khoản kiểm soát, sau đó chia chúng thành các khả năng phân phối của dự án và các gói công việc.

Dưới đây là ví dụ về WBS dựa trên khả năng phân phối được lấy từ mẫu cấu trúc phân chia công việc miễn phí của chúng tôi. Tải xuống mẫu ngay hôm nay để thực hành xây dựng cấu trúc phân chia công việc của riêng bạn trong Excel.

Cấu trúc phân chia công việc theo giai đoạn

WBS dựa trên giai đoạn hiển thị kết quả cuối cùng có thể phân phối ở trên cùng, với các mức WBS bên dưới hiển thị năm giai đoạn của dự án (bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc). Giống như trong WBS dựa trên khả năng chuyển giao, các giai đoạn của dự án được chia thành các gói công việc và khả năng chuyển giao của dự án. Đồ họa trước đây của chúng tôi trong phần “Ví dụ về cấu trúc phân chia công việc” chứa một ví dụ về WBS dựa trên giai đoạn.

Các cấp bậc phân tử WBS hoạt động dựa trên tiêu chí nào ?

Lợi ích từ WBS là không phải bàn cãi , nó được sinh ra nhằm giúp đưa ra kế hoạch tốt nhất cho các dự án có chiều sâu, mang tính phức tạp và có nhiều người tham gia cùng một lúc thực hiện .

Các cấp bậc phân tử của dự án bao gồm :

The Project

Task Category 1 ( Deliverable ) , Task Category 2 ( Deliverable ) , Task Category 3 ( Deliverable )

Sub task level 1 ( Work item ) , Sub task level 2 ( Work item ) , Sub task level 3 ( Work item )

Sub task level 1.1 ( Work package ) , Sub task level 1.2 ( Work package )

Dựa trên 2 bức hình ở trên thì có thể thấy được , cấp bậc phân tử nhỏ nhất trong hệ thống được phân cấp đó là ( Work package ) , chúng biểu hiện đây là cấp bậc nhỏ nhất .

Với hình thức này bạn có thể điền tên người thực hiện vào từ đó hoàn thành các đề mục như ( Sub task ) một cách dễ dàng và có phương pháp kiểm soát thích hợp .

Xem thêm : Cơ cấu phân chia tổ chức OBS

Lợi ích của WBS

Dưới đây là các lợi ích thiết thực khi sử dụng cấu trúc phân chia công việc WBS :

• Xác định và tổ chức công việc cần thiết
• Nó tạo điều kiện cho sự phát triển nhanh chóng của một lịch trình bằng cách phân bổ các ước tính nỗ lực cho các phần cụ thể của WBS
• Có thể được sử dụng để xác định các rủi ro phạm vi tiềm ẩn nếu nó có một nhánh không được xác định rõ
• Cung cấp một hình ảnh của toàn bộ phạm vi
• nó có thể được sử dụng để xác định các điểm giao tiếp
• nó cung cấp một hình ảnh trực quan về các tác động khi sản phẩm bàn giao bị tụt lại phía sau
• nó có thể được sử dụng để hiển thị và phân công trách nhiệm và trách nhiệm
• nó có thể hiển thị các điểm kiểm soát và các cột mốc
• nó cung cấp một cách để ước tính chi phí dự án
• nó đảm bảo không có sản phẩm quan trọng nào bị lãng quên
• nó có thể hỗ trợ phân bổ nguồn lực
• nó cung cấp một cách tiếp cận đã được chứng minh và có thể lặp lại để lập kế hoạch cho các dự án
• nó cung cấp một công cụ để cộng tác và hoạt động nhóm
• nó tạo cơ hội để gắn kết nhóm và khiến họ cảm thấy được đầu tư vào việc lập kế hoạch

Đơn Vị Chuyên Cung Cấp Các Dòng Xe Công Trình Xây Dựng

Hướng dẫn Cách tạo cấu trúc phân chia công việc WBS trong sáu bước

Để tạo một WBS cho dự án của bạn, bạn sẽ cần thông tin từ các tài liệu quản lý dự án khác. Dưới đây là sáu bước đơn giản để tạo cấu trúc phân chia công việc.

1. Xác định Phạm vi, Mục tiêu và kế hoạch của Dự án

Mục tiêu và kế hoạch dự án của bạn thiết lập các quy tắc để xác định phạm vi dự án của bạn. Phạm vi dự án, các thành viên trong nhóm, mục tiêu và kế hoạch của bạn phải được ghi lại trong điều lệ dự án của bạn .

2. Xác định các Giai đoạn Dự án – Người thực hiện và kiểm soát

Cấp độ tiếp theo là các giai đoạn của dự án: phân chia phạm vi dự án lớn hơn thành một loạt các giai đoạn sẽ đưa nó từ khi hình thành đến khi hoàn thành. 

Bạn nên tạo danh mục cho những người thực hiện sẽ giúp việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, đây là các danh mục nhiệm vụ cho các khu vực công việc khác nhau mà bạn muốn theo dõi.

3. Liệt kê các sản phẩm bàn giao dự án của bạn

Sản phẩm dự án của bạn là gì? Liệt kê tất cả chúng và lưu ý công việc cần thiết để các sản phẩm bàn giao của dự án đó được coi là đã bàn giao thành công (các sản phẩm bàn giao phụ, gói công việc, tài nguyên, người tham gia, v.v.)

4. Đặt mức WBS

Các cấp độ WBS là thứ làm cho cấu trúc phân chia công việc trở thành một “sự giải cấu trúc phân cấp trong phạm vi dự án của bạn”, như được định nghĩa bởi viện quản lý dự án trong cuốn sách kiến ​​thức quản lý dự án (PMBOK) của họ. Bạn sẽ cần bắt đầu với sản phẩm cuối cùng có thể bàn giao của dự án và suy nghĩ về tất cả các sản phẩm bàn giao và gói công việc cần thiết để đạt được điều đó ngay từ đầu.

5. Tạo các gói công việc ( Work package)

Đây là lúc thực thi các công việc , chia nhỏ chúng ra thành từng đơn vị ( work package) giao cho những người thuộc cấp quản lý dự án hoặc quản lý danh mục để họ trực tiếp điền tên người tiến hành từ đó giúp hoàn thiện quy trình .

6. Chọn mặt gửi vàng

Việc chọn người thực hiện vô cùng quan trọng thông thường những quản lý trực tiếp mới có thể hiểu rõ năng lực nhân viên, vì vậy hãy trao đổi cụ thể với họ và điền tên những người mong muốn thực hiện chúng vào danh sách . Điều này giúp khích lệ tinh thần nhân viên cũng như thúc đẩy tiến độ công việc đi nhanh hơn !

Các ứng dụng website giúp bạn thực hiện WBS dễ dàng hơn

Lucidchart

Lucidchart là một website hoàn hảo cho phép người dùng thực hiện các thao tác tạo bảng, tạo khối công việc ( work package ) theo cấu trúc dữ liệu WBS điều này giúp dễ phân luồng hệ thống và chỉ định người làm việc

Website : https://www.lucidchart.com/

Trello

Trello rất quen thuộc với người dùng trên toàn quốc nhờ tính năng mạnh mẽ đó là bảng dữ liệu công việc phân luồng . Với các tính năng từ cơ bản đến phức tạp, việc thêm tên người thực hiện công việc là vô cùng dễ dàng điều này góp phần tạo nên sự phát triển của trello .

Với việc được cấp một lượng lớn bộ nhớ, không quá khó sử dụng, giao diện thân thiện là điểm cộng lớn từ Trello

Website : https://trello.com/

Wrike

Wrike thân thiện, dễ sử dụng, được tích hợp nhiều chức năng tiện ích như tạo bảng quản lý công việc, hệ thống phân tích dữ liệu, hệ thống báo cáo dữ liệu …. và đương nhiên là có hệ thống phân chia công việc WBS góp phần tạo nên sự phát triển của sản phẩm .

Tất cả những gì bạn cần từ việc thống kê, báo cáo, đo lường đều có thể thực hiện được trên Wrike.

Website : https://www.wrike.com/

mintmintonline( Digital Marketing )

Tôi là Phạm Hoàng Author ( mintmintonline ) người quản lý , biên tập nội dung cho website máy xây dựng miền nam !