Cơ cấu phân chia tổ chức OBS trong xây dựng

Cơ cấu phân chia tổ chức OBS trong xây dựng tiếng anh là ( Organizational Breakdown Structure ) có thể được định nghĩa là một khuôn khổ hoặc sự thể hiện theo thứ bậc của các vai trò khác nhau trong một tổ chức, trách nhiệm của họ và trách nhiệm giải trình. OBS có thể được thực hiện như một công cụ để quản lý công việc được ủy quyền được xác định trong tuyên bố phạm vi của dự án.

Các dự án xây dựng liên quan đến một loạt các hoạt động phức tạp và các quyết định đòi hỏi chuyên môn cùng với các trách nhiệm được xác định rõ ràng. Một số đơn vị phục vụ các mục đích khác nhau trong các dự án xây dựng và do đó cần có một OBS để phân bổ vai trò rõ ràng. Các vai trò và trách nhiệm này phải dựa trên các mục tiêu chính của dự án, chủ yếu xoay quanh động cơ kinh doanh.

Cấu trúc của OBS

OBS là một minh họa về phương pháp sắp xếp tổ chức và cách sắp xếp này sẽ báo cáo các vấn đề liên quan đến dự án xây dựng. OBS là sự phản ánh đơn thuần của một tổ chức dựa trên chức năng của các bên liên quan trong dự án.

Một dự án xây dựng thường được chia thành các phân đoạn khác nhau, trong đó mỗi phân đoạn bao gồm một số hoạt động. Các phân đoạn này được gọi là cấu trúc phân chia công việc (WBS) trong khi các hoạt động này thường được gọi là các gói công việc.

OBS có mối quan hệ sâu sắc với WBS. OBS xác định thực thể nào sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành một phân đoạn nhất định của WBS. Quá trình này thường được hỗ trợ bởi kỹ thuật Ma trận phân công trách nhiệm (RAM). Điều này cũng giúp xác định phạm vi công việc.

Cấu trúc hoàn toàn dựa trên các mục tiêu của dự án trong khi xem xét cơ sở vật chất của các nhà thầu phụ, nhân viên, nhân viên kiến ​​trúc và kỹ thuật. Thông thường, cấu trúc của OBS do người quản lý dự án chuẩn bị và nó có thể có các sửa đổi dựa trên quy mô, độ phức tạp và phạm vi của dự án.

Ma trận phân công trách nhiệm (RAM)

Kỹ thuật RAM được thực hiện trong các dự án phức tạp để phân công các thành viên dự án khác nhau các hoạt động hoặc gói công việc tương ứng của họ. RAM là hình dung về sự tương tác giữa các nhiệm vụ cần được hoàn thành cho các mục tiêu và các thành viên của nhóm dự án. Các thành viên khác nhau trong nhóm sở hữu một bộ kỹ năng khác nhau và họ được giao công việc dựa trên khả năng làm việc hoặc lĩnh vực chuyên môn của họ.

Hình dưới đây mô tả một RAM tiêu chuẩn, mặc dù có chỗ cho các biến thể dựa trên các biến thể trong dự án.

Phát triển một OBS hiệu quả

Một OBS hiệu quả là một OBS xác định rõ vai trò của các chủ thể khác nhau có liên quan xem xét phạm vi, các bên liên quan và mục tiêu của dự án xây dựng. Thông thường, nó ổn định tiêu chuẩn chất lượng, giảm chi phí và hỗ trợ hoàn thành dự án kịp thời. Các bước sau đây phải được xem xét để phát triển một OBS hiệu quả.

1. Trước hết, cần chuẩn bị tuyên bố phạm vi và thiết lập môi trường quản lý.
2. Tất cả các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến dự án phải được xác định.
3. Một khi tuyên bố phạm vi dự án đã được xác định cùng với các mục tiêu của dự án, các yêu cầu phải được ghi lại. Những yêu cầu này sẽ là cơ sở cho việc thiết lập gói công việc. Tất cả các hoạt động cần được thực hiện đều được xác định. Điều này làm cơ sở cho cấu trúc phân chia công việc.
4. Khi WBS đã được tạo, các thành viên dự án khác nhau được giao trách nhiệm dựa trên RAM.
5. Như vậy, việc hợp nhất WBS được thực hiện với OBS.

Lợi ích của OBS trong xây dựng

1. Quản lý dự án xây dựng chủ yếu quan tâm đến các ràng buộc đối với dự án, như hạn chế về phạm vi, chi phí và thời gian. Những khó khăn này có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách chuẩn bị một OBS hoàn hảo. Cơ cấu phân chia tổ chức giúp chúng tôi tổ chức nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Việc quản lý tài sản hiệu quả này sẽ giúp hiểu được các yêu cầu công việc.
2. Khi OBS đã được thành lập, việc lập lịch trình trở thành một nhiệm vụ dễ dàng đối với đội ngũ quản lý. Thông tin về phân bổ nguồn lực có trong OBS và ước tính nỗ lực cũng được thực hiện, dẫn đến việc tiêu tốn ít thời gian hơn trong quá trình lập kế hoạch.
3. Toàn bộ phạm vi của dự án có thể được hình dung khi việc thống nhất WBS và OBS đã được thực hiện. Toàn bộ phạm vi công việc có thể được chuẩn bị với sự hỗ trợ của WBS và OBS.
4. Các dự án xây dựng luôn chịu rủi ro và không chắc chắn. OBS có thể được sử dụng để xác định ai phải chịu trách nhiệm cho một số rủi ro và nguy cơ.
5. Hơn nữa, OBS xác định mối liên kết giao tiếp giữa các thành viên khác nhau của dự án. Điều này thiết lập phương pháp giao tiếp có thể được sử dụng để thực hiện và quản lý tốt dự án xây dựng.
6. OBS đảm bảo rằng tất cả các mốc đều được hoàn thành và không có hàng nào bị quá hạn hoặc bị quên.

OBS như một công cụ quản lý

Cơ cấu phân chia tổ chức trong các dự án xây dựng có một vai trò quan trọng do áp dụng quản lý hiệu quả. Trong các dự án phức tạp, các giai đoạn khác nhau có thể chồng chéo lên nhau, tạo ra tình huống khó xác định các thành viên trong nhóm cần thiết để thực hiện các hoạt động khác nhau.

Điều này có thể làm phát sinh những bất ổn trong một dự án. Nếu mọi thành viên trong nhóm nhận thức được trách nhiệm và vai trò của mình, họ có thể làm việc hiệu quả. Hầu hết các hướng dẫn về an toàn và nguy hiểm đều khuyến nghị sử dụng OBS để xác định và thực hiện các chiến lược xây dựng.

OBS tạo cơ sở cho nhiều cấu trúc phá vỡ khác có thể được sử dụng trong suốt các chu kỳ khác nhau của một dự án xây dựng. Chúng bao gồm cấu trúc phân tích chi phí, cấu trúc phân tích tài nguyên, cấu trúc phân tích rủi ro và cấu trúc phân tích tính năng.

Sự kết luận

Nói tóm lại, có rất nhiều công cụ quản lý được thực hiện để đạt được các mục tiêu nhất định trong một dự án xây dựng và OBS đã bổ sung vào các công cụ này.

Các tổ chức lớn có xu hướng xác định cấu trúc của họ và thực hiện nó cho tất cả các dự án. Nó là một quá trình lặp đi lặp lại. Mặt khác, một số nhóm dự án nhỏ bị giải tán sau mỗi dự án phải thành lập OBS riêng cho dự án tiếp theo.

OBS sẽ có lợi trong việc quản lý và phân bổ các nguồn lực cũng như tổ chức các thành viên trong nhóm. Nó đảm bảo tất cả các hoạt động được hoàn thành đúng thời hạn và không có mục tiêu nào của dự án bị ảnh hưởng.

Câu hỏi thường gặp